Секреты Excel для бухгалтеров. Отключите «ручной» режим и работайте как профи

Знание и использование функциональных возможностей Excel позволяет бухгалтерам не только экономить время на обработку данных, но и повышать качество аналитической работы.

Благодаря продвинутым функциям, автоматизации и возможности визуализации, Excel был и остается неотъемлемым инструментом в арсенале современного бухгалтера.

Регулярное изучение и применение новых функций и инструментов Excel в повседневной работе позволяет бухгалтерам эффективно работать, иметь преимущество перед коллегами и преуспевать в профессиональном развитии.

В этой статье эксперты учебного центра “РУНО” рассказывают о полезных инструментах программы Excel, которые могут существенно упростить работу бухгалтера. 

Содержание:

1. Как использовать Excel в бухгалтерии
2. Преимущества работы с Excel
3. Как бухгалтеру освоить Excel
4. Как использовать формулу СУММ в работе бухгалтера
5. Функция определения среднего значения
6. Работа с фильтрами и условным форматированием

Многие задачи для бухгалтера могут легко решаться в программе Excel удаленно и всего в несколько кликов. Приведем некоторые из них

• например: автоматически подставлять формулы в таблицы; 

• подсчитывать календарные дни; 

• сортировать данные; 

• работать с очень большими таблицами; 

• сопоставлять показатели за разные периоды; 

• подбирать показатели, соответствующие условиям; искать ошибки в таблицах;

• формировать сводные таблицы; 

• выбирать показатели в пределах лимита; 

• определять влияние изменений данных на конечный расчет и т.д. 

Протягивание функций. Это способ для безошибочного и быстрого заполнения таблиц формулами без их повторного ввода. Бухгалтер применяет формулу, протягивая её по строкам или столбцам, в результате чего программа мгновенно осуществляет расчет заданных значений.

Сортировка данных. Этот инструмент позволяет систематизировать данные по возрастающей или убывающей последовательности, или же организовывать записи согласно датам. Операция выполняется путем выбора необходимой области данных и последующего применения функции сортировки в меню. Овладение навыками сортировки в Excel облегчает поиск и анализ нужных записей.

Подсчет календарных дней. Функция важна для определения размера штрафов, долговых обязательств или начисления процентов. Бухгалтер делает расчеты, выбрав в таблице три ячейки, куда вносится начальная дата, конечная дата и используется функциям даты). Пока вводится начальное и конечное время, программа проводит вычисления за указанный период.

Важно знать!

Применение Excel в бухгалтерском учете может снизить вероятность возникновения ошибок. Но для этого нужно уверенно овладеть базовыми функциями программы. В масштабе малого бизнеса Excel вполне способен заменить собой системы вроде 1С, а в больших корпоративных структурах он может эффективно усовершенствовать бухгалтерские процессы.

Использование шаблонов и таблиц. Прежде всего, бухгалтеры могут сэкономить время, используя готовые шаблоны Excel для различных задач: от управленческого учета до налоговой отчетности. Эти шаблоны могут быть загружены из интернета или разработаны индивидуально. В дальнейшем их можно настроить под конкретные нужды предприятия. Также использование таблиц позволяет легко сортировать, фильтровать и обрабатывать большие объемы данных.

Формулы и функции. Excel предлагает большой набор формул и функций, которые могут покрыть практически любые потребности бухгалтера, включая сложные финансовые расчеты. Освоение функций, таких как ВПР/ГПР, СУММ, СРЗНАЧ, различные финансовые функции, дает возможность автоматизировать процессы и снизить риск ошибок.

Макросы и VBA. Для бухгалтеров, готовых пойти на шаг дальше, Excel предлагает возможности программирования с помощью VBA (Visual Basic for Applications). Создание макросов позволяет автоматизировать повторяющиеся задачи, такие как формирование отчетов или ввод данных. Это не только экономит время, но и повышает надежность и стандартизацию процессов.

Гиперссылки и сводные таблицы. Бухгалтера также могут использовать гиперссылки для создания интерактивных отчетов и дашбордов, где можно быстро переходить между связанными листами и документами. 

Сводные таблицы невероятно полезны для быстрой агрегации и анализа больших массивов данных. Они также облегчают создание графиков и диаграмм для визуализации информации, что может дать более глубокое понимание финансовых показателей.

Защита данных и совместная работа. Excel также предоставляет инструменты для защиты конфиденциальности чувствительных данных. Можно настроить пароли на определенные листы и файлы, а также ограничить доступ к формулам и данным. Современные версии Excel поддерживают совместную работу в реальном времени, что позволяет бухгалтерским командам работать над одним и тем же документом одновременно, что упрощает командную работу и ускоряет процессы.

Интеграция с другими программами. Excel отлично сочетается с другими финансовыми и бухгалтерскими программами, обеспечивая возможности для импорта и экспорта данных. Это помогает уменьшить двойной ввод данных и дает возможность дополнительно проанализировать информацию в Excel даже, если исходная информация организована в других системах.

Очевидно, что Excel остается одним из самых мощных инструментов для бухгалтеров. Он не только помогает справляться с внушительным объемом расчетов, но и предоставляет возможности для представления данных в доступной форме. 

В целом, благодаря широкому спектру функций, Excel позволяет бухгалтерам оптимизировать рабочие процессы и выстраивать более эффективный рабочий процесс.

Возможности Excel постоянно расширяются, и для того, чтобы повысить производительность своей работы, важно регулярно совершенствовать умения в использовании программы.

Чтобы освоить Excel, бухгалтер может выбрать один из двух вариантов: самообразование или обучение на профильных образовательных курсах.

Самообучение потребует значительного количества времени, а также может быть затруднено отсутствием обратной связи и важных пояснений.

Для тех, кто предпочитает последовательное и структурированное изучение программы с возможностью получения квалифицированной помощи, обучающие курсы окажутся наиболее подходящими.

Эксперты образовательного центра “РУНО” разработали специальные обучающие курсы, на которых каждый сможет получить полезные и качественные знания по работе в программе Excel.

Современный соискатель — это опытный пользователь ПК, по крайне мере, таким его видит работодатель. И любая вакансия современного рынка труда содержит требования по навыкам владения Microsoft Office.

Представим, что бухгалтер должен рассчитать общую сумму ежедневных доходов компании за месяц. 

Мы имеем таблицу Excel, где в столбце “A" указаны даты каждого дня месяца, а в столбце "B" записаны доходы за каждый день.

Чтобы использовать формулу СУММ для подсчета общего дохода за месяц, бухгалтер должен кликнуть на ячейку, где хочет видеть результат (скажем, B33), и ввести следующую формулу:

=СУММ(B1:B31)

После нажатия Enter программа автоматически подсчитает общую сумму значений в ячейках с B1 по B31 и отобразит результат в ячейке B33. Если доходы были введены ежедневно без пропусков, то этот способ позволит получить точную сумму доходов за месяц.

Кроме того, можно применять формулу СУММ для расчета суммы по разным категориям доходов или расходов, сгруппировав их по столбцам или строкам. 

Например, если доходы разделены по типам услуг или продукции, каждый тип имеет свой столбец, — бухгалтер может получить сумму доходов по каждому типу индивидуально или общую сумму всех типов.

Эта функция рассчитывает среднее арифметическое в выделенном диапазоне чисел.

Бухгалтер может использовать этот инструмент для расчета средней зарплаты работников. Для этого необходимо подготовить данные для расчета средней зарплаты в Excel, после чего можно приступить к самому расчету. 

Для этого необходимо использовать специальную формулу, которая позволяет автоматически вычислить среднее значение. 

Формула для расчета средней зарплаты в Excel выглядит следующим образом: =СРЗНАЧ (диапазон_ячеек) где: диапазон_ячеек — это диапазон данных в ячейках, из которых нужно вычислить среднее значение. 

Например, если данные о зарплате находятся в ячейках A1 до A10, то диапазон_ячеек будет выглядеть как A1:A10.

=СРЗНАЧ(A1:A10)

Пример.

Допустим, что у есть список зарплат сотрудников организации, и мы хотим вычислить среднюю зарплату. 

Для этого у нас есть данные о зарплатах в ячейках В1 до В5: 

Чтобы вычислить среднюю зарплату, мы должны ввести формулу: =СРЗНАЧ(В1:В5) После ввода этой формулы в любую свободную ячейку, Excel автоматически вычислит среднюю зарплату и отобразит результат. 

В нашем примере средняя зарплата будет равна 54600.

Но стоит помнить, что указанная функция будет работать только для тех значений, которые расположены в одном столбце. Для разных столбцов функция сделает расчет отдельно. 

Для случаев, когда нужно подсчитать среднюю арифметическую массива ячеек, или разрозненных ячеек, можно использовать Мастер функций. Он применяет всё ту же функцию среднего значения, известную нам по первому методу вычисления, но делает это несколько другим способом.

Изучение и анализ информации через использование инструментов фильтрации и условного форматирования в Excel открывают новые возможности для бухгалтера при работе с большим объемом данных.

Фильтрация позволяет концентрировать внимание на конкретных данных, соответствующих определенным параметрам, облегчая навигацию и повышая эффективность обработки информации. 

Для использования фильтров достаточно выделить интересующую таблицу или группу ячеек, после чего использовать функции фильтрации, доступные во вкладке «Данные». Также можно применить горячие клавиши Ctrl + Shift + L для открытия панели фильтров, где можно задать необходимые критерии отсеивания данных. 

Одним из способов визуализации и выделения определенных данных является условное форматирование. Инструмент позволяет автоматически менять внешний вид ячеек, исходя из установленных критериев.

Примером может служить выделение данных о доходах выше среднего определенным цветом, для удобства восприятия и анализа. 

Для применения условного форматирования нужно выбрать интересующие ячейки или блок ячеек, зайти в раздел «Условное форматирование» и настроить индивидуальные параметры.

Сделайте свой бухгалтерский учет более простым, точным и эффективным с помощью Excel. Будьте всегда в курсе финансового положения вашей компании и используйте инструменты автоматизации работы для роста и развития.

Профессиональный совет: Курсы Excel онлайн — возможность получить необходимые знания просто, быстро и удобно. Чтобы начать обучение, вам не нужно иметь уверенными или базовыми знаниями — профессиональные специалисты научат вас с «нуля».  Благодаря продуманной программе, вы сможете быстро освоить все, что требуется для эффективной работы с основными опциями программы. Приглашаем на курс Microsoft Excel. Уровень 1. Базовый ПО ОКОНЧАНИИ ОБУЧЕНИЯ ВЫ БУДЕТЕ УМЕТЬ:  понимать структуру книги Excel  правильно вводить данные использовать автозаполнение ячеек  осуществлять вычисления по формулам  строить диаграммы для наглядного представления табличных данных осуществлять сортировку и фильтрацию данных Получите бесплатный ПРОБНЫЙ ДОСТУП на нашем сайте! Получить доступ      Учебная программа