Мастерство деловой переписки. Главные правила написания деловых писем на английском языке

1 апреля 2024

Написание деловых писем на английском языке является важным навыком для успешного делового общения. Правильно структурированное письмо не только профессионально выглядит, но и помогает адресату легче понять ваше сообщение.

Давайте рассмотрим основные шаги и правила оформления делового письма на английском языке, а также приведем примеры.

Кстати, на курсе Professional English. Модуль «Деловая переписка». Тариф-Продвинутыйвы узнаете много интересных фактов, которые позволят выйти на новый уровень делового общения. Например, эксперты расскажут о распространенных выражениях и клише, необходимых при составлении писем на английском языке и научат успешным стратегиям межкультурной коммуникации при контакте с иностранными партнерами.

Содержание:

Вступление письма и обращение к адресату
Основная мысль, тело письма
Заключительная часть письма
Как попрощаться в письме на английском языке

Вступление письма и обращение к адресату

В начале письма указывается адресат, дата и короткое вступление, где кратко описывается цель письма.

Например:

Dear Mr. Johnson,

I hope this email finds you well. I am writing to follow up on our recent meeting regarding the new project.

Обычно в деловой переписке на английском языке используется формат обращения "Dear...". Переводится как "уважаемый", а не как "дорогой" или "милый".

После обращения всегда ставится запятая, даже если следующее предложение начинается с заглавной буквы. Обращение обычно выделяется отступом от основного текста письма. Постановка восклицательного знака после обращения не принята, так как это может придать обращению эмоциональную окраску, что не всегда уместно.

Формат обращения зависит от ситуации. Например, для деловой переписки с сотрудниками, учителями, официальными лицами следует использовать следующие обращения:

Dear Mr, Mrs, Ms + фамилия — наиболее формальный вариант;
Dear + имя — менее формальный вариант, подходит для общения с коллегами или партнерами;
Dear Sir or Madam — подходит, если неизвестен пол адресата или обратиться к организации;
To Whom It May Concern — используется, если неизвестно, кому направлено письмо.

Также возможно использование формы обращения "Dear имя + фамилия", особенно если неизвестен пол собеседника. Как только отношения становятся более дружелюбными, можно перейти к менее формальному общению. Если собеседник подписался именем, это может быть сигналом для перехода к более неформальному общению.

В неформальной переписке, например с друзьями или в социальных сетях, используются более простые формы обращения, такие как "Hello", "Hi", "Hey" + имя..

Основная мысль, тело письма

Главный посыл письма содержит основную информацию или запрос. Чтобы внимание адресата не рассеялось, важно структурировать текст на абзацы с четко выделенными темами.

Например: I would like to discuss the timeline and budget for the project. Could you please provide me with the necessary information so we can move forward with the planning?

Во втором абзаце опишите суть письма, стараясь быть кратким. Содержание основной части зависит от цели, которую преследует автор, будь то отклик на вакансию, жалоба, предложение товара или услуги клиенту.

Заключительная часть письма

В самом конце письмо должно включать в себя выражение благодарности, предложение о дальнейшем общении и запрос действия или информации.

Пример:

Thank you for your attention to this matter. I look forward to hearing from you soon.

Также завершающая фраза в письме может содержать призыв к действию, например — надежду на скорый ответ.

Обычно структура заключения письма выглядит так:

завершающая фраза
подпись
имя и контакты

Если суть письма огорчит получателя, то всю суть “плохих новостей” стоит изложить именно в этой части письма.

Вот несколько примеров того, как это сделать учтиво:

We/I regret to inform you that... — Мы/Я сожалеем сообщить вам.
I’m afraid it would not be possible to… — Боюсь, что это не представляется возможным...
Unfortunately, we are unable to… — К сожалению, мы не можем...
It is with great sadness that we inform you that... — С огромным сожалением мы сообщаем вам...
After careful consideration we have decided to... — После тщательного обсуждения мы приняли решение…

Как попрощаться в письме на английском языке

Прощание в деловом письме — тоже один из самых важных моментов. Здесь стоит внимательно выбирать правильную фразу для прощания. Внимательность и вежливость при прощании также положительно сыграет на первое впечатление и продемонстрирует профессионализм. Рассмотрим некоторые общепринятые варианты для заключительной части письма.

В самом конце, при прощании можно использовать следующие фразы:

Yours faithfully, — С искренним уважением,
Yours sincerely, — Искренне Ваш,
All the best, — Всего наилучшего,
Best / kind / warm regards, — С наилучшими / добрыми / теплыми пожеланиями,
Best wishes, — С наилучшими пожеланиями,
Best regards, — С уважением,

Надеемся, что эти примеры помогут более правильно оформлять и писать деловые письма на английском языке. Практикуйтесь и развивайте этот навык для успешного делового общения.

Профессиональный совет:

На курсе Professional English. Модуль «Деловая переписка». Тариф-Продвинутый вы узнаете распространенные выражения и клише, необходимые при составлении писем на английском языке, успешные стратегии межкультурной коммуникации при контакте с иностранным партнером.

ПО ОКОНЧАНИИ ОБУЧЕНИЯ ВЫ БУДЕТЕ УМЕТЬ: