Мастерство делового чата. Золотые правила эффективного общения в мессенджерах

В последнее десятилетие деловое общение кардинально видоизменилось благодаря популярности мессенджеров.

Различные приложения для переписки стали неотъемлемой частью профессиональной жизни, предлагая множество особенностей и преимуществ по сравнению с традиционными каналами связи, такими как электронная почта и телефонные звонки.

Эксперты образовательного центра “РУНО” раскрывают в статье ключевые моменты, которые делают мессенджеры эффективными инструментами делового общения и рассказывают как посредством их правильно строить деловое общение.

Офисным работникам, предпринимателям в ходе ведения дел часто приходится составлять и отправлять письменные предложения, отвечать на входящие отправления. Как правильно составить письменный документ так, чтобы у адресата создалось самое положительное впечатление, можно узнать, окончив онлайн курсы делового письма “Деловая переписка. Техники делового письма”<

Содержание:

1. Особенности делового общения в мессенджерах
2. Преимущества использования мессенджеров
3. Как правильно вести деловую переписку в мессенджерах
4. Стиль письма в мессенджерах

Мгновенная доставка и ответы. Мессенджеры позволяют отправлять и получать сообщения практически мгновенно. Это облегчает обмен информацией и позволяет решать вопросы в реальном времени.

Удобство. Приложения для обмена сообщениями удобно использовать на любых устройствах — будь то смартфоны, планшеты или компьютеры. Это значит, что доступ к деловой переписке у вас всегда под рукой.

Функционал групповых чатов. Создание групп для определенных проектов или команд улучшает координацию и ускоряет обмен информацией между участниками.

Передача файлов.Мессенджеры позволяют быстро отправлять документы, изображения и другие важные файлы, что существенно упрощает совместную работу.

Шифрование. Многие современные мессенджеры предлагают шифрование данных, гарантируя безопасность конфиденциальной информации.

Мессенджеры значительно упрощают деловое общение, делая его более доступным и оперативным.

Можно наслаждаться комфортом немедленных ответов, легкости отправки файлов и конфиденциальности бесед, выбрав один из множества доступных мессенджеров. 

Наступила настоящая эра цифрового диалога, и чтобы оставаться конкурентоспособными, компании должны использовать эти технологии для укрепления связей с клиентами и оптимизации внутреннего общения.

Ниже приведены несколько важных преимуществ использования мессенджеров при деловом общении в профессиональной деятельности 

Экономия времени. Вместо того, чтобы потратить часы на бесконечные звонки или ожидание ответов на электронные письма, мессенджеры обеспечивают быстрое и прямое общение.

Низкая стоимость. По сравнению с традиционной международной связью, мессенджеры часто бесплатны или требуют минимальных затрат, особенно при подключении к Wi-Fi или с безлимитным мобильным тарифом.

Поддержка мультимедиа и эмодзи. Эти инструменты могут добавить к деловому общению легкость, делая его менее формальным и более дружелюбным.

Легкость отслеживания переписки. Мессенджеры здорово могут облегчить поиск нужной информации в истории переписки, что намного сложнее сделать в почтовом ящике.

Важно знать!

Деловая переписка в мессенджере допускает обсуждение серьезных вопросов. Однако для принятия окончательного решения следует пользоваться более официальными способами общения — электронной почтой или личной встречей. В противном случае договоренности могут затеряться и утратить официальный статус.

​​Деловая переписка в мессенджерах уже давно стала неотъемлемой частью современного рабочего процесса. 

Скорость, удобство и гибкость данного способа общения ценятся многими специалистами и бизнесменами. 

Однако, чтобы эффективно использовать мессенджеры для деловых целей, важно придерживаться определенных правил и норм. Далее — ключевые рекомендации экспертов образовательного центра “РУНО”, которые помогут профессионально использовать мессенджеры для рабочей переписки.

Начальный приветственный блок. Перед началом разговора представьтесь и поприветствуйте собеседника, если это ваше первое общение через мессенджер. 

Самое первое сообщение должно быть ёмким и понятным. Если вы два раза нажали Enter, чтобы отделить абзацы друг от друга, лучше воспользуйтесь почтой.

Профессиональный тон. Несмотря на неформальную природу большинства мессенджеров, стоит удерживать профессиональный и уважительный тон во всех деловых контактах. 

Ясность и краткость. Будьте четкими и лаконичными в своих сообщениях, чтобы избежать недопонимания. Нет ничего хуже, чем написать «Здравствуйте!» и ждать ответа человека, прежде чем изложить свою просьбу. 

Лучше представиться и написать суть обращения в первом же сообщении, иначе велик шанс получить негативную реакцию или даже попасть в список заблокированных.

Пример:

Валентина: Добрый день, Игорь Владимирович!

Пауза 10 минут

Валентина: Меня зовут Валентина.

Валентина: Ваши контакты мне дала Ольга Романцова.

Валентина: Могу ли я обратиться к Вам?

Валентина: У меня есть интересное предложение

Валентина: Вопрос касается обучения Ваших сотрудников.

Игорь: Перестаньте мне постоянно писать! Это раздражает!

Итак, если вы не хотите вызвать негатив, так и не получив ответа, лучше сформулируйте предложение одним развернутым сообщением, а не несколькими короткими.

Использование шаблонов для частых сообщений. Создайте шаблоны для типовых ответов или запросов, это сэкономит ваше время и поможет стандартизировать коммуникацию. 

Временные рамки для ответов. Старайтесь отвечать на сообщения в течение приемлемого времени — обычно в течение нескольких часов в рабочее время. 

По возможности, старайтесь отвечать на каждое сообщение. Очень некорректно может выглядеть ситуация, когда прочитанное сообщение игнорируется. Без ответа сообщения не оставляем, это неприлично. Молчание — плохой тон.

Четкий предмет сообщения. Как и в электронной почте, старайтесь иметь четкую тему каждого обсуждения для облегчения последующего поиска информации.

Голосовое сообщение. Вокруг голосовых сообщений до сих пор ведутся дискуссии. Хорошо это или плохо? Противники считают, что это бестактный формат: у человека не всегда есть возможность прослушать и записать аудио в ответ. 

Сторонники уверены: это хорошая альтернатива звонкам и письмам — можно ответить, когда удобно, и сообщить много информации в короткий срок. Мы советуем пользоваться спорной функцией только по предварительной договоренности с собеседником.

Договоренности в мессенджерах. Переписка длится часами или днями, вы приходите к соглашению, но договоренности не достигаются. 

Для принятия серьезных решений существуют личные встречи, переговоры или звонок. Но если обсуждение проекта ведется через мессенджеры, результаты надо продублировать по почте. Так под рукой всегда будет результат беседы и не придётся по частям вытягивать данные из лога, дублирование на почту помогает ещё раз убедиться, что вы с собеседником поняли друг друга правильно. 

Также не стоит полагаться на мессенджеры, если речь идёт об отмене встречи или других срочных делах: человек не всегда успевает отреагировать на все уведомления. Такую информацию лучше передать звонком, особенно, если времени мало.

Деловой стиль переписки предполагает, что вы будете общаться полными предложениями. У такого подхода есть практическая польза: собеседнику не придётся догадываться, что вы имели в виду, потому что вы раскрываете все нюансы и не даёте возможности толковать слова превратно.

Деловое послание не должно состоять из интерпретаций. Все слова употребляются в прямом значении и не предполагают различных толкований. Иначе ждите дополнительной цепочки переписки, в которой вы будете выяснять, кто что имел в виду. И это может отнять немало времени.

Также не стоит отступать от делового стиля, даже если адресат — ваш лучший друг. Во-первых, ему может понадобиться переслать сообщение начальнику или подрядчикам. Во-вторых, письмо может попасть в третьи руки случайно и скомпрометировать его, а заодно, и вас.

В-третьих, нужно разграничивать личное и рабочее. Не всегда корпоративные интересы совпадают с личными. Стоит оставить себе поле для маневра, чтобы сохранить дружеские отношения, не идя на уступки в переговорах.

Профессиональный совет: Онлайн-курсы по деловой переписке предполагают повышение квалификации лиц, чья профессиональная деятельность связана с необходимостью оформления входящей и исходящей документации офиса, предприятия.  Благодаря продуманной учебной программе, вы сможете быстро освоить все, что требуется для эффективного общения в мессенджерах. Приглашаем на курс “Деловая переписка. Техники делового письма” ПО ОКОНЧАНИИ ОБУЧЕНИЯ ВЫ БУДЕТЕ УМЕТЬ:  составлять официальные деловые письма на фирменных бланках использовать нормы новых правил ГОСТ  вести электронную переписку с контрагентами, госорганами и отвечать на претензии  грамотно общаться в чатах и мессенджерах с коллегами по работе, клиентами и партнерами  пользоваться шаблонами деловых фраз, шаблонами писем и официальных документов Получите бесплатный ПРОБНЫЙ ДОСТУП на нашем сайте! Получить доступ                 Учебная программа