Статьи и новости
Задачи, которые необходимо сделать отделу кадров до конца года

Задачи, которые необходимо сделать отделу кадров до конца года

15 сентября 2023

Конец года является важным периодом для всех предприятий и организаций, включая кадровые службы. Это время, когда необходимо провести анализ и подведение итогов работы, составить отчеты и выполнить ряд других задач, чтобы успешно завершить год и подготовиться к новым вызовам. 

В данной статье мы рассмотрим основные задачи, которые кадровому отделу нужно выполнить до 31 декабря ежегодно.

Все аспекты ведения кадрового делопроизводства подробно рассматриваются на курсах образовательного центра “РУНО”

После  прохождения обучения каждый специалист сможет легко использовать в работе новые сервисы, которые ускоряют бухгалтерскую работу и позволяют уделять больше времени развитию бизнеса.  


СДЕЛАЙ ПЕРВЫЕ ШАГИ В КАДРОВОМ ДЕЛЕ!

Экспресс-курс «Основы кадрового делопроизводства + 1С 8.3»

ПРИЕМ, УВОЛЬНЕНИЕ, ОТПУСК, КОМАНДИРОВКА, 1С ЗУП 8.3



Содержание:

  1. Составление отчетности
  2. Календарь и график работы
  3. Ведение воинского учета
  4. Закрытие табеля учета рабочего времени
  5. Подготовка документов для архивации
  6. Квоты на иностранных работников
  7. Вакцинация иностранных работников
  8. Обработка и анализ данных

Составление отчетности


Одной из важных задач кадровика является составление отчетности за 4 квартал. В этом отчете должны быть представлены основные показатели работы, такие как численность персонала, текучесть кадров, обучение и развитие персонала и другие. Отчет должен быть представлен в соответствии с внутренними стандартами и требованиями, а также законодательством.

Не позднее 16 декабря года также необходимо утвердить график отпусков на следующий год и ознакомить работников с ним под роспись. Подготовительная работа по сбору информации о предполагаемых отпусках уже в полном разгаре.




Календарь и график работы

Важно настроить производственный календарь на следующий год, а вслед за ним — графики работ. Эту задачу можно выполнять уже сейчас и не ждать, когда наступит 31 декабря текущего года.  

Для облегчения и упрощения процессов в организации производственный календарь предоставляет не только квартальные обзоры рабочих и нерабочих дней, но и подробную и актуальную информацию по каждому месяцу. 

Благодаря этим данным кадровики в считанные минуты могут точно и эффективно рассчитать заработную плату, оформить все необходимые документы, включая больничные листы, а также определить дни, когда сотрудники могут взять отпуск.

Планирование важных событий на грядущий период не просто облегчает организацию работы в компании, но также помогает сотрудникам находить наиболее благоприятные периоды для отпуска и избегать возможных проблем и перерывов в работе. 

Обратите внимание, что при составлении графиков работ (особенно те кто работают по сменным графикам, по графикам со скользящими выходными и т.п.) необходимо уже учитывать запланированные ежегодные оплачиваемые отпуска на следующий год.



Ведение воинского учета

В четвертом квартале надо также обновить приказ о назначении ответственного лица по ведению воинского учета и плана работ на следующий календарный год. Этот вопрос регламентируется п. 39 Методических рекомендаций по ведению воинского учета, утв. Генеральным штабом 11.07.2017. 

Так, «каждой организацией (с ее образованием и перед началом очередного календарного года) приобретаются (получаются) и изучаются настоящие Методические рекомендации, а также разрабатываются (ведутся):… приказ об организации воинского учета граждан, в том числе бронирования граждан, пребывающих в запасе…»

Помимо этого, надо сдать отчет по форме № 6, если у работодателя ведется бронирование граждан. Эту работу необходимо выполнить до 1 января каждого года.

Важно знать!

Окончание года — хороший момент для того, чтобы начать ведение воинского учета, если ранее работодатель не занимался им. Отметим, что воинский учет обязан вести каждый работодатель, у которого трудятся военнообязанные граждане.



Закрытие табеля учета рабочего времени

Важно не забыть и про табель. Итак, как же правильно закрыть табель учета рабочего времени? 

По согласованию с руководством и главным бухгалтером надо закрыть табель учета рабочего времени для выплаты заработной платы за декабрь месяц текущего года. Это особенно важно, если даты выплаты выпадают на нерабочие праздничные дни с 1 по 8 января, согласно ст. 112 ТК РФ. 

По согласованию с главным бухгалтером оформить и оплатить ежегодные оплачиваемые отпуска, даты начала которых выпадает на январь следующего года. Для этого должны быть настроены: производственные календари и графики работ. 

Тем компания, у которых введен суммированный учетный период и установлен учетный период — год, после закрытия табеля за декабрь месяц текущего года обязательно нужно проверить, была ли у работников переработка. А все знают, как определять переработку по окончании учетного периода?

Перед составлением годовой отчетности кадровым сотрудникам могут пригодится дистанционные курсы по суммированному учету рабочего времени. В разных компаниях установлены разные правила, от которых будет зависеть способ учета времени. При этом каждая категория работников может иметь индивидуальные рамки рабочего времени, что несомненно отразится на учете.

Хотите научиться разбираться в действующем трудовом законодательстве РФ, настраивать производственные календари, графики работ, оформлять кадровые документы? Все эти знания можно получить на курсе по суммированному учету рабочего времени в учебном центре РУНО.



Подготовка документов для архивации


Стандартно, документы для архивации обычно подготавливаются после окончания данного делопроизводственного года, то есть в январе. Однако, уже в декабре можно начать определять, какие документы необходимо будет отправить в архив.

Распределение документооборота на документацию, которая требует постоянного хранения, временного хранения или уничтожения, проводится с соблюдением правил хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях. 

Для выбора документов, подлежащих архивированию, необходимо провести экспертизу ценности документов. Цель данной экспертизы заключается в выявлении документации, которая может быть уничтожена, и документации, которую необходимо сохранить. 

Также важно уделить время разработке номенклатуры дел, чтобы в следующем календарном году можно было правильно подшивать документы в соответствии с актуальными требованиями архивного законодательства.

Важно знать! 

Раз в год полезно провести кадровый аудит, который поможет "выловить" допущенные ошибки или снизить их риски в будущем. А когда этим заняться, если не в конце года (хотя сделать это можно и в любые другие сроки, но желательно осуществлять на регулярной основе)? Законодательство не устанавливает обязательности проведения, порядка или сроков кадрового аудита, поэтому работодателю здесь предоставляется свобода действий.



Квоты на иностранных работников

У кого в штате есть иностранные граждане до 31 декабря текущего года необходимо привести их численность в соответствии с установленными лимитами.

Правительство РФ утверждает ежегодно новые лимиты на иностранных работников. Иностранцам будет сложнее устроиться на работу в российские компании. Квоты установили по семи видам деятельности, а для некоторых видов бизнеса прием иностранцев на работу полностью закрыли. 

Например, работодатель осуществляет деятельность в сфере строительства. У вас в штате может быть не больше 80%, не более 50% иностранных граждан. То есть, если в штате у вас 500 человек на кадровом учете, то количество иностранных граждан не должно превышать 400 человек (500*80)/100. Если же у Вас в штате, например, 410 иностранцев, то вы до 31 декабря текущего года должны привести в соответствие с требованиями законодательства.

Курсы по трудовым отношениям с иностранными сотрудниками + 1С 8.3. поможет ориентироваться в категориях привлеченных иностранных граждан. Его можно смотреть в удобное время, пересматривать для уточнения информации. 

Бухгалтеры смогут правильно начислять налоги на доходы иностранных граждан, работающих на территории РФ, в соответствии с новыми правилами. С нами вы научитесь правильно оформлять полный пакет кадровых документов, необходимых для устройства на работу иностранца, узнаете о нормах заработной платы.



Вакцинация иностранных работников

Необходимо помнить о важности вакцинации против кори иностранных граждан, которая проводится за счет средств работодателя (если в штате есть иностранные граждане). 

Главный государственный санитарный врач подписал постановление по иммунизации против кори (постановление от 08.02.2023 № 1). Оно направлено на иммунизацию населения, а также трудовых мигрантов, не привитых против кори, не имеющих сведений о прививках против кори и не болевших корью ранее. Работодатели должны обеспечить вакцинацию против кори работающих у них сотрудников-иностранцев. Срок — с 3 апреля и до конца года. 



Обработка и анализ данных

Один из наиболее важных аспектов, который необходимо учесть при анализе кадровых отчетов, это текучесть кадров. Такой анализ поможет определить причины увольнений и выявить возможные проблемы в организации. Например, высокая текучесть кадров может указывать на проблемы в процессе найма или в трудовом распорядке организации.

Кроме того, кадровые отчеты также помогут оценить эффективность программ обучения и развития, которые проводит отдел кадров. Анализ результатов может показать, насколько успешно проходит процесс обучения, и нуждается ли он в корректировке.

В целом, анализ кадровых отчетов является неотъемлемой частью работы кадрового отдела. Он позволяет выявить проблемы и перспективы развития, а также разработать стратегии для повышения эффективности работы в будущем.



Профессиональный совет:

Как правильно оформлять увольнение, прием новых сотрудников, перестать ошибаться в кадровом делопроизводстве и вовремя узнавать обо всех изменениях в законодательстве? Тогда приглашаем на комплексный курс Специалист по кадрам + 1С ЗУП 8.3. Правовое обеспечение кадрового дела. Дипломная программа. Уровень 6 Профстандарта


ПО ОКОНЧАНИИ ОБУЧЕНИЯ ВЫ БУДЕТЕ УМЕТЬ: 

  • формировать кадровые документы по движению кадрового состава

  • знать правила хранения кадровых документов, личных дел сотрудников

  • проводить аудит локально-нормативных актов, инструкций и положений

  • вести учет суммированного рабочего времени

  • разбираться в расчете зарплаты, премий, надбавок и прочих выплат

  • оформлять трудовые отношения с иностранными гражданами

  • полноценно использовать 1С по ведению кадрового учета


Получите бесплатный ПРОБНЫЙ ДОСТУП на нашем сайте!


Получить доступ         Учебная программа

Смотрите видеоуроки по теме

все видеоуроки по теме

Рекомендуемые статьи по теме

перейти к полному списку

Каталог курсов РУНО по теме

перейти к каталогу