Разбираем примеры частых ошибок начинающих бухгалтеров и их последствия. Часть 4

Это заключительная часть цикла статей об ошибках начинающих бухгалтеров. Напомню, что я  рассказала о наиболее часто встречающихся из них в части 1, части 2 и части 3, которые Вы уже можете взять себе на вооружение, прочитав статьи по ссылкам.

О чем поговорим сегодня?

Мной не был затронут участок по учету заработной платы и кадров. А ведь его ох,  как любят контролеры! А бухгалтеры, особенно малых предприятий, наоборот, почему-то очень легкомысленно относятся к этому  участку. Либо они все внимание уделяют учету НДС, прибыли и бухотчетности, либо просто наивно полагают, что малые предприятия особо проверять не будут. Как бы то ни было, но ошибки есть, и их немало.

Вот сейчас мы по ним и пройдемся!

ОШИБКА # 14  Выплата заработной платы один раз в месяц.

Да, не смотря на все последние изменения ТК РФ, многие бухгалтеры продолжают платить заработную плату раз в месяц, прикрываясь заявлениями от работников, мол «они так сами пожелали». Если раньше это как-то прокатывало, то сейчас без вариантов:

А что ждет компании за нарушение трудового законодательства?

ОШИБКА # 15 Пренебрежение сроками выплат отпускных и расчета при увольнении.

Как-то мне позвонила моя знакомая — бухгалтер и попросила проконсультировать, как ей поступить. Дело в том, что в этот день у них увольнялся сотрудник, который просто не пришел на работу, а расчет компания выплачивала из кассы.

Я посоветовала ей поступить следующим образом.

Нужно оформить все необходимые при увольнении документы (копия приказа об увольнении, расчетный листок, справки), а также составить уведомления. Одно уведомление о необходимости сотруднику явиться за трудовой книжкой, а второе — о необходимости получить расчет при увольнении. В этот же день указанные документы нужно отправить сотруднику ценным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении. В случае проверок, эти документы послужат доказательством правомерности Ваших действий.

Напомню, что ответственность за задержку выплат при увольнении по ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ.

Нередки случаи, когда бухгалтерия выплачивает отпускные, не ориентируясь на сроки, предусмотренные ст. 136 НК РФ ( это за 3 календарных дня до начала отпуска), а вместе с зарплатой, например, 25 и 10 числа.

Если результат теста Вас не удовлетворил, значит, как говорится мы идем к Вам)))
Точнее,  можем предложить Вам практикум по Учету зарплаты и кадров + 1С ЗУП 8.3

В чем его преимущество?

Во-первых, ничего лишнего — «то, что доктор прописал», разбор задач и практических ситуаций с документами реальной компании.

Во-вторых, готовые лекции — записывать ничего не надо, просто скачиваете себе их на компьютер и пользуйтесь ими на здоровье.

В-третьих – затронуты все участки по зарплате и кадров — от приема сотрудника и начисления зарплаты, до премий, расчета декретных и формирования отчетности.

В-четвертых – курс постоянно обновляется — все последние изменения в законодательстве и работе уже в программе.

В-пятых — несколько форм обучения (очно, дистанционно, онлайн) — выберете, что Вам комфортнее.

И, «вишенка на торте»•   курс соответствует Уровню 6.Профстандарта. Это гарантия Вашего будущего профессионализма.

А пока Вы раздумываете насчет повышения своей квалификации, я добавлю «масла в огонь»)))) Поведаю об очередных ошибках)

ОШИБКА # 16  Необоснованные вычеты  по НДФЛ.

С этой проблемой я столкнулась, когда принимала дела у предыдущего бухгалтера при устройстве на работу в одну компанию. Кстати, эта фирма была богата на ошибки как раз в области кадрового учета и  по зарплате. 

Проводя контроль правильности начисления и перечисления НДФЛ, для этого я сопоставила ОСВ по сч.70 (Кт оборот) и обороты по сч.68.01, я выяснила, что компания предоставляла сотрудникам налоговые вычеты на детей. Но, проверяя обоснованность таких вычетов, обнаружилось, что по некоторых сотрудникам отсутствуют документы, подтверждающие право на такой вычет.

В нашем случае эти документы отсутствовали. Причем, самое печальное в этой ситуации было то, что как раз эти сотрудники уже не работали в организации. Следовательно, получить такие документы и написать заявление «задним числом» уже не представлялось возможным.

Что делать в таком случае?

Как Вы поняли, раз был предоставлен излишний вычет по налогу, значит, в бюджет НДФЛ доплачен не был, соответственно будет висеть недоимка, которую надо доплатить. Плюс неизбежны пени за несвоевременную уплату налога.

Удержать НДФЛ у сотрудников мы уже не можем. Во-первых, налоговые периоды закрыты, а во-вторых, сотрудники уже не работают в компании.

Приходится сдавать корректирующие справки 2-НДФЛ за ошибочные периоды. С признаком 2 — о невозможности удержать НДФЛ, и исправленную 2-НДФЛ с признаком 1.

Помимо этого, необходимы и уточненные расчеты 6-НДФЛ за все отчетные и налоговые периоды, в которых были ошибки.

К этой же ОШИБКЕ#16 я отнесу и еще одну оплошность, обнаруженную мной чуть позже.

Смысл ее тот же — неправомерно предоставленный налоговый вычет на ребенка. Но сама ошибка заключалась в том, что при оформлении сотруднику налогового вычета на ребенка в программе 1С, бухгалтер не указала дату окончания предоставления вычета в соответствии с предоставленными сотрудником документами.

Вот так правильно!

В итоге получилось, что ребенку исполнилось 18 лет, но программа продолжала считать вычет.

Последствия те же, что и описаны мной чуть выше.

ОШИБКА # 17 Отсутствие кадровых документов.

Я уже сказала, что мой личный опыт приема-передачи бухгалтерских дел одной из компаний был богат на нарушения как раз на участке «кадры и зарплата».

В частности, в компании отсутствовали кадровые документы, такие как: штатное расписание, приказ, утверждающий штатное расписание, заявления работников о приеме на работу, приказы об отпусках, заявления об отпусках, графики отпусков, заявления об увольнении. По сути, велся фиктивный кадровый учет.

А ведь штрафы от трудовой инспекции довольно существенные.

Резюмируя обзор ошибок из настоящей статьи, а также части 1, части 2 и части 3, могу сказать, что это лишь небольшая часть всех недочетов, которые встречаются в нашей работе.

Совокупность даже нескольких ошибок может привести к неприятным для бизнеса последствиям. Но как все предусмотреть? Как собрать знания воедино и структурировать их, чтобы  не повторять чужих ошибок.

Ответ прост — постоянное повышение КВАЛИФИКАЦИИ. Ведь знания — это то, что у Вас нельзя отнять, то, что всегда работает на Вас!

Просто определитесь, в какой именно сфере Вам необходимо подточить свое мастерство, набраться практического опыта и запишитесь на любой из наших курсов ОЧНО / ДИСТАНЦИОННО

Автор статьи:Матасова Татьяна Валериевна •   эксперт по вопросам налогового и бухгалтерского учета; •   практикующий бухгалтер, аудитор и налоговый консультант; •   член «Палаты налоговых консультантов»; •   преподаватель корпоративных и открытых семинаров по российскому бухгалтерскому учету и налогообложению.